Wer­be­agentur / Web­agentur Mün­chen für B2B — Unsere Grund­werte — Code of Con­duct — Imma­gine GmbH Mün­chen

Prä­ambel

Die Imma­gine GmbH ver­steht sich als Unter­nehmen, das ver­ant­wor­tungs­be­wusst und auf Basis ethi­scher Grund­sätze agiert. Eine ver­trau­ens­volle und trans­pa­rente Zusam­men­ar­beit zwi­schen unseren Mit­ar­bei­tenden, Kun­dinnen, Lie­fe­ran­tinnen und Geschäftspartner*innen ist dafür essen­ziell. Wir bekennen uns zu einem freien, fairen Wett­be­werb und tragen Ver­ant­wor­tung für die Aus­wir­kungen unserer Geschäfts­tä­tig­keit auf Gesell­schaft und Umwelt. Daten­si­cher­heit und Daten­schutz sind für uns ebenso zen­trale Anliegen wie ein nach­hal­tiges Wirt­schaften im Sinne kom­mender Gene­ra­tionen.

Dieser Code of Con­duct beschreibt unsere Grund­sätze, Werte und Ver­hal­tens­stan­dards, um ein respekt­volles, faires und nach­hal­tiges Mit­ein­ander zu gewähr­leisten. Er ist für alle Mit­ar­bei­tenden sowie die Geschäfts­füh­rung ver­bind­lich und ergänzt bestehende gesetz­liche Vor­schriften.

1. Ein­lei­tung und Ziel­set­zung

1.1 Der vor­lie­gende Code of Con­duct legt den Rahmen für ethi­sches, rechts­kon­formes und nach­hal­tiges Han­deln aller Beschäf­tigten der Imma­gine GmbH fest.
1.2 Er soll eine Kultur des gegen­sei­tigen Ver­trauens, der Offen­heit und des Ver­ant­wor­tungs­be­wusst­seins för­dern.

2. Gel­tungs­be­reich

2.1 Räum­lich und per­so­nell: Gilt für alle Stand­orte, Abtei­lungen sowie Füh­rungs­kräfte und Mit­ar­bei­tende der Imma­gine GmbH.
2.2 Geschäfts­be­zie­hungen: Umfasst alle Inter­ak­tionen mit Kun­dinnen, Lie­fe­ran­tinnen, Dienst­leis­te­rinnen, Geschäfts­part­ne­rinnen und anderen Stake­hol­dern.

3. Ein­hal­tung von Gesetzen und Vor­schriften

3.1 All­ge­meine Rechts­kon­for­mität

• 3.1.1 Wir halten sämt­liche gel­tenden Gesetze und regu­la­to­ri­schen Vor­gaben im In- und Aus­land ein.
• 3.1.2 Dies betrifft ins­be­son­dere Rege­lungen zu Kar­tell­ver­boten, zum fairen Wett­be­werb sowie wei­tere Com­pli­ance-Anfor­de­rungen.

3.2 Freier und fairer Wett­be­werb

• 3.2.1 Keine Beein­flus­sung durch unlau­tere Mittel.
• 3.2.2 Keine dis­kre­di­tie­renden oder unwahren Aus­sagen über Wettbewerber*innen.
• 3.2.3 Trans­pa­rente und objek­tive Geschäfts­pro­zesse unter Ein­hal­tung gül­tiger Bran­chen­stan­dards.

3.3 Trans­pa­rente Geschäfts­ab­läufe

• 3.3.1 Unsere Preis- und Leis­tungs­struktur ori­en­tiert sich an markt­üb­li­chen Stan­dards sowie an Kri­te­rien der Ange­mes­sen­heit und Fair­ness.

4. Unsere Unter­neh­mens­werte

4.1 Inte­grität & Ehr­lich­keit
Trans­pa­renz, Ver­ant­wor­tung und Fair­ness in allen Geschäfts­be­rei­chen.

4.2 Respekt & Fair­ness
Kein Platz für Dis­kri­mi­nie­rung, Mob­bing oder Beläs­ti­gung. Wir begegnen ein­ander stets mit Wert­schät­zung.

4.3 Nach­hal­tig­keit
Wirt­schaft­li­ches, öko­lo­gi­sches und soziales Han­deln, um Res­sourcen zu schonen und unsere Umwelt zu schützen.

4.4 Inno­va­tion & Zusam­men­ar­beit
Krea­tive Lösungen, offene Kom­mu­ni­ka­tion und ver­trau­ens­volle Team­ar­beit stehen im Fokus unseres Han­delns.

5. Objek­ti­vität & Trans­pa­renz in der Bera­tung

5.1 Neu­trale und kun­den­ori­en­tierte Bera­tung
Wir bieten eine objek­tive Bera­tung in Media­pla­nung, Ein­kauf und Bewer­tung. Die Inter­essen unserer Kund*innen stehen im Mit­tel­punkt unseres Han­delns.

5.2 Bran­chen­image
Hand­lungen, die das Ansehen der Branche schä­digen könnten, sind zu unter­lassen. Wir pflegen eine offene und faire Kom­mu­ni­ka­tion mit allen Markt­teil­neh­menden.

5.3 Faire Preis­ge­stal­tung
Unsere Preis­kal­ku­la­tion erfolgt auf Grund­lage von Bran­chen­stan­dards und markt­üb­li­chen Stun­den­sätzen. Sie ist trans­pa­rent und ange­messen, um eine nach­hal­tige und faire Hono­rie­rung unserer Leis­tungen sicher­zu­stellen.

6. Ver­pflich­tung der Unter­neh­mens­lei­tung

6.1 Vor­bild­funk­tion
Die Geschäfts­füh­rung trägt eine beson­dere Ver­ant­wor­tung für die kon­se­quente Ein­hal­tung der in diesem Code of Con­duct ver­an­kerten Werte und Prin­zi­pien.

6.2 Nach­hal­tiges Wirt­schaften

• 6.2.1 Öko­no­mi­sche, soziale und öko­lo­gi­sche Fak­toren werden in allen Ent­schei­dungs­pro­zessen berück­sich­tigt.
• 6.2.2 Die För­de­rung eines nach­hal­tigen Wirt­schaf­tens ist ein zen­trales Ele­ment unserer Unter­neh­mens­po­litik, um Res­sourcen zu schonen und die Umwelt­be­las­tung zu redu­zieren.

6.3 Ste­tige Wei­ter­ent­wick­lung
Wir über­prüfen regel­mäßig unsere Geschäfts­pro­zesse, um sowohl den eigenen als auch den gesell­schaft­li­chen und gesetz­li­chen Ansprü­chen an nach­hal­tiges und ethi­sches Han­deln gerecht zu werden.

7. Inter­es­sen­kon­flikte

7.1 Loya­lität gegen­über dem Unter­nehmen
Mit­ar­bei­tende ver­meiden jeg­liche Hand­lung, die per­sön­liche Inter­essen über die Inter­essen der Imma­gine GmbH stellt.

7.2 Betei­li­gungen und Geschäfts­be­zie­hungen

• 7.2.1 Keine Betei­li­gungen an Kon­kur­renz­un­ter­nehmen, wenn daraus ein Kon­flikt ent­steht.
• 7.2.2 Keine pri­vaten Geschäfts­be­zie­hungen zu Kun­dinnen oder Lie­fe­ran­tinnen, die zu Inter­es­sen­kon­flikten führen können.

7.3 Umgang mit Geschenken und Ein­la­dungen

• 7.3.1 Geschenke und Ein­la­dungen dürfen nur ange­nommen oder gewährt werden, wenn sie den Rahmen ange­mes­sener Geschäfts­prak­tiken nicht über­schreiten.
• 7.3.2 Jede Form der Vor­teils­nahme, die geschäft­liche Ent­schei­dungen beein­flusst oder beein­flussen könnte, ist ver­boten.

7.4 Offen­le­gungs­pflicht
Mög­liche oder tat­säch­liche Inter­es­sen­kon­flikte sind umge­hend der jewei­ligen Füh­rungs­kraft zu melden.

8. Kor­rup­ti­ons­verbot

8.1 Null­to­le­ranz gegen­über Kor­rup­tion
Kor­rup­tion, Bestechung oder andere unlau­tere Mittel zur Geschäfts­an­bah­nung oder ‑durch­füh­rung sind strikt unter­sagt.

8.2 Fairer Geschäfts­ver­kehr
Wir ver­pflichten uns zu fairen, objek­tiven und trans­pa­renten Geschäfts­ab­schlüssen und lehnen jeg­liche Form der Vor­teils­ge­wäh­rung oder ‑annahme ab, die den Anschein von Unred­lich­keit erwe­cken könnte.

9. Geheim­hal­tung und Daten­schutz

9.1 Höchste Prio­rität
Der Schutz von Geschäfts­ge­heim­nissen, Kun­den­daten und per­so­nen­be­zo­genen Infor­ma­tionen hat für uns oberste Bedeu­tung.

9.2 Umgang mit ver­trau­li­chen Infor­ma­tionen

• 9.2.1 Alle ver­trau­li­chen Infor­ma­tionen, ein­schließ­lich geis­tigen Eigen­tums, Geschäfts- und Mar­ke­ting­plänen, sind aus­schließ­lich für betrieb­liche Zwecke zu nutzen.
• 9.2.2 Sen­sible Kun­dinnen- und Mit­ar­bei­te­rin­nen­daten, Geschäfts­ge­heim­nisse sowie finan­zi­elle Infor­ma­tionen werden streng ver­trau­lich behan­delt und sind vor unbe­fugtem Zugriff zu schützen.

9.3 Geset­zes­kon­forme Ver­ar­bei­tung

• 9.3.1 Die Erhe­bung, Ver­ar­bei­tung und Wei­ter­gabe per­so­nen­be­zo­gener Daten erfolgen unter strikter Ein­hal­tung der gel­tenden Daten­schutz­ge­setze (ins­be­son­dere DSGVO) sowie interner Richt­li­nien.
• 9.3.2 Modernste Sicher­heits­maß­nahmen (z. B. Ver­schlüs­se­lung, Zugriffs­be­schrän­kungen) gewähr­leisten den Schutz vor Daten­miss­brauch.

9.4 Ver­ant­wor­tung jedes Ein­zelnen

• 9.4.1 Mit­ar­bei­tende haben sorg­fältig mit Pass­wör­tern und Zugängen umzu­gehen und Daten­schutz­ver­stöße unver­züg­lich zu melden.
• 9.4.2 Daten­schutz­schu­lungen för­dern Bewusst­sein und Wis­sens­transfer im Unter­nehmen.

9.5 Urhe­ber­recht und IT-Sicher­heit

• 9.5.1 Wir gehen ver­ant­wor­tungs­voll mit dem geis­tigen Eigentum Dritter um und nutzen fremdes Wissen nur, soweit es uns recht­mäßig oder aus all­ge­mein zugäng­li­chen Quellen bekannt ist. Gewerb­liche Schutz­rechte sind stets zu respek­tieren und dürfen nur mit Geneh­mi­gung der jewei­ligen Schutzrechtsinhaber*innen genutzt werden.
• 9.5.2 Die elek­tro­ni­sche Daten­ver­ar­bei­tung ist ein uner­läss­li­cher Bestand­teil unserer betrieb­li­chen Infra­struktur. Alle Mit­ar­bei­tenden sind ver­pflichtet, die von den IT-Fach­stellen erlas­senen Schutz­vor­schriften zu beachten. Dazu gehören ins­be­son­dere ein sorg­fäl­tiger Umgang mit E‑Mail-Anhängen, Anwen­dungen (Apps) und Down­loads aus dem Internet. Dateien dürfen nur dann geöffnet oder instal­liert werden, wenn eine vor­he­rige Prü­fung statt­ge­funden hat.

10. Umgang mit Ver­mö­gens­werten und Res­sourcen

10.1 Ver­ant­wor­tungs­be­wusster Umgang
Mit­ar­bei­tende sind ver­pflichtet, sorgsam mit allen Eigen­tums- und Sach­werten der Imma­gine GmbH umzu­gehen. Dies umfasst den Schutz vor Ver­lust, Beschä­di­gung, Miss­brauch, Dieb­stahl oder Unter­schla­gung.

10.2 Nach­hal­tiger Res­sour­cen­ein­satz

• 10.2.1 Der nach­hal­tige Ein­satz von Res­sourcen und die umwelt­be­wusste Nut­zung von Betriebs­mit­teln sind inte­graler Bestand­teil unseres Han­delns.
• 10.2.2 Ver­schwen­dung und unsach­ge­mäße Ver­wen­dung wider­spre­chen unserem Nach­hal­tig­keits­an­spruch.

10.3 Legi­time Ver­wen­dung
Betriebs­mittel und Unter­neh­mens­res­sourcen (z. B. Geräte, Fahr­zeuge, Mate­ria­lien) sind aus­schließ­lich für betrieb­liche Zwecke ein­zu­setzen.

11. Nach­hal­tig­keit und Umwelt

11.1 Res­sour­cen­scho­nung

• 11.1.1 Wir streben in allen Pro­zessen einen ver­ant­wor­tungs­vollen Umgang mit natür­li­chen Res­sourcen an.
• 11.1.2 Ener­gie­ef­fi­zi­ente und umwelt­ver­träg­liche Lösungen werden aktiv geför­dert und ein­ge­setzt.

11.2 Ver­ant­wor­tung für die Lie­fer­kette
Wir achten bei der Aus­wahl unserer Lie­fe­ran­tinnen und Dienst­leis­te­rinnen auf deren Ein­hal­tung von Umwelt­stan­dards sowie sozialen Kri­te­rien.

11.3 Kon­ti­nu­ier­liche Ver­bes­se­rung

• 11.3.1 Wir prüfen regel­mäßig unsere Umwelt­bi­lanz und ent­wi­ckeln Maß­nahmen zur ste­tigen Ver­bes­se­rung.
• 11.3.2 Nach­hal­tig­keit wird als inte­graler Bestand­teil der Unter­neh­mens­stra­tegie ver­standen.

12. Faire Arbeits­be­din­gungen

12.1 Sicheres und gesundes Arbeits­um­feld

• 12.1.1 Ein­hal­tung aller rele­vanten Sicher­heits- und Gesund­heits­vor­schriften.
• 12.1.2 Alle Mit­ar­bei­tenden tragen gemeinsam Ver­ant­wor­tung für eine sichere und ergo­no­mi­sche Arbeits­um­ge­bung.

12.2 Gegen­sei­tige Wert­schät­zung
Dis­kri­mi­nie­rungen oder Beläs­ti­gungen jeg­li­cher Art werden nicht tole­riert. Offener Mei­nungs­aus­tausch, kon­struk­tive Kritik und Ideen sind aus­drück­lich erwünscht.

12.3 Chan­cen­gleich­heit und Ent­wick­lung

• 12.3.1 Gleiche Chancen für alle, unab­hängig von Geschlecht, Alter, Her­kunft, Reli­gion, sexu­eller Ori­en­tie­rung oder kör­per­li­cher Ver­fas­sung.
• 12.3.2 För­de­rung der beruf­li­chen und per­sön­li­chen Wei­ter­ent­wick­lung aller Mit­ar­bei­tenden.

13. Remote Working (Mobiles Arbeiten / Home­off­fice)

13.1 Grund­sätze

• 13.1.1 Die Imma­gine GmbH för­dert fle­xible Arbeits­mo­delle, soweit sie mit den betrieb­li­chen Erfor­der­nissen ver­einbar sind.
• 13.1.2 Mobiles Arbeiten oder Home­of­fice kann nach vor­he­riger Absprache und unter Ein­hal­tung defi­nierter Richt­li­nien in Anspruch genommen werden.

13.2 Erreich­bar­keit und Per­for­mance

• 13.2.1 Mit­ar­bei­tende stellen sicher, dass sie wäh­rend ihrer Arbeits­zeiten über die ver­ein­barten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­näle erreichbar sind.
• 13.2.2 Eine gleich­blei­bend hohe Qua­lität der Arbeits­er­geb­nisse ist unab­hängig vom Arbeitsort zu gewähr­leisten.

13.3 Daten­schutz und IT-Sicher­heit im Home­of­fice

• 13.3.1 Auch außer­halb der Geschäfts­räume gelten die glei­chen Sicher­heits­stan­dards und Daten­schutz­an­for­de­rungen.
• 13.3.2 Nut­zung sicherer und ver­schlüs­selter Netz­werke, ins­be­son­dere beim Umgang mit sen­si­blen Daten.

13.4 Arbeits­platz­ge­stal­tung
Mit­ar­bei­tende tragen Sorge für eine geeig­nete Arbeits­platz­um­ge­bung und orga­ni­sieren sich selbst­ver­ant­wort­lich, um Gesund­heit und Pro­duk­ti­vität zu erhalten.

14. Umgang mit internem Wissen

14.1 Infor­ma­ti­ons­fluss
Rele­vante Infor­ma­tionen sind wahr­heits­gemäß und voll­ständig an die zustän­digen Bereiche wei­ter­zu­leiten. Das Zurück­halten oder Mani­pu­lieren von Wissen zum eigenen Vor­teil ist unter­sagt.

14.2 Wahr­heits­ge­mäße Bericht­erstat­tung
Alle Auf­zeich­nungen und Doku­men­ta­tionen müssen den tat­säch­li­chen Geschäfts­vor­fällen ent­spre­chen. Mani­pu­la­tionen oder Fäl­schungen sind streng ver­boten.

15. Imple­men­tie­rung und Über­wa­chung

15.1 Ver­ant­wor­tung aller

• 15.1.1 Jede/r Mitarbeiter/in ist ver­pflichtet, die in diesem Code fest­ge­legten Grund­sätze ein­zu­halten und bei deren Umset­zung mit­zu­wirken.
• 15.1.2 Füh­rungs­kräfte haben eine beson­dere Vor­bild­funk­tion und über­wa­chen die Ein­hal­tung.

15.2 Melde- und Beschwer­de­ver­fahren

• 15.2.1 Ver­stöße gegen den Code of Con­duct sind der zustän­digen Füh­rungs­kraft oder der Geschäfts­füh­rung unver­züg­lich zu melden.
• 15.2.2 Anonyme oder ver­trau­liche Hin­weise werden respek­tiert; Repres­sa­lien gegen Hin­weis­ge­bende sind unter­sagt.

15.3 Whist­le­b­lo­wing-System

• 15.3.1 Bei schwer­wie­genden Ver­stößen oder wenn eine anonyme Klä­rung gewünscht ist, steht allen Mit­ar­bei­tenden fol­gende interne Kon­takt­person zur Ver­fü­gung:
  
  • Tijana Stöckl – E‑Mail: ts@immagine.de
• 15.3.2 Sie kann Hin­weise ver­trau­lich ent­ge­gen­nehmen und in Abstim­mung mit der Geschäfts­füh­rung wei­tere Schritte ein­leiten.

15.4 Kon­ti­nu­ier­liche Prü­fung und Wei­ter­ent­wick­lung
Dieser Code of Con­duct wird regel­mäßig auf Aktua­lität und Wirk­sam­keit über­prüft. Ände­rungen und Erwei­te­rungen erfolgen in Abstim­mung mit der Geschäfts­füh­rung und unter Berück­sich­ti­gung neuer gesetz­li­cher Anfor­de­rungen oder gesell­schaft­li­cher Ent­wick­lungen.

16. Kon­se­quenzen bei Ver­stößen

16.1 Dis­zi­pli­nar­maß­nahmen

• 16.1.1 Die Nicht­ein­hal­tung dieses Kodex kann zu arbeits­recht­li­chen Kon­se­quenzen bis hin zur Kün­di­gung führen.
• 16.1.2 In schwer­wie­genden Fällen behält sich die Imma­gine GmbH recht­liche Schritte vor.

16.2 Wah­rung der Unter­neh­mens­werte
Die Ein­hal­tung der Richt­li­nien dient dem Schutz der Inte­grität, des guten Rufs und der lang­fris­tigen Inter­essen der Imma­gine GmbH.

17. Anti-Geld­wä­sche und Finanz­com­pli­ance

17.1 Verbot ille­galer Finanz­trans­ak­tionen

• 17.1.1 Die Imma­gine GmbH betei­ligt sich nicht an Geld­wä­sche, Ter­ro­ris­mus­fi­nan­zie­rung oder sons­tigen ille­galen Finanz­ak­ti­vi­täten.
• 17.1.2 Wir führen bei Bedarf ange­mes­sene Prü­fungen durch, um sicher­zu­stellen, dass Geschäftspartner*innen in keine rechts­wid­rigen Geschäfte ver­wi­ckelt sind.

17.2 Finanz­trans­pa­renz

• 17.2.1 Alle Finanz­trans­ak­tionen sind wahr­heits­gemäß und nach­voll­ziehbar zu doku­men­tieren.
• 17.2.2 Interne und externe Prü­fungen werden aktiv unter­stützt, um die Ein­hal­tung aller rele­vanten Vor­schriften zu gewähr­leisten.

17.3 Iden­tität unserer Geschäfts­partner

• 17.3.1 Wir prüfen sorg­fältig die Iden­tität von Kun­dinnen, Geschäfts­part­ne­rinnen und anderen Dritten, mit denen wir Geschäfts­be­zie­hungen pflegen.
• 17.3.2 Es ist unser Grund­satz, nur Geschäfts­be­zie­hungen mit seriösen Part­nern ein­zu­gehen und auf­recht­zu­er­halten, deren Geschäfts­tä­tig­keit den gesetz­li­chen Vor­schriften ent­spricht und deren Betriebs­mittel legi­timen Ursprungs sind.

18. Ver­weise auf interne Richt­li­nien

18.1 Wei­tere Richt­li­nien und Ver­fahren

• 18.1.1 Zusätz­lich zu diesem Code of Con­duct gelten wei­tere interne Rege­lungen, wie z. B. Rei­se­kosten- und Spe­sen­richt­li­nien, IT-Nut­zungs­richt­li­nien oder Pro­zess­be­schrei­bungen.
• 18.1.2 Mit­ar­bei­tende sind ver­pflichtet, diese Rege­lungen zu kennen und ein­zu­halten.

18.2 Zugäng­lich­keit

• 18.2.1 Alle rele­vanten Richt­li­nien werden zen­tral auf dem unter­neh­mens­ei­genen Intranet bereit­ge­stellt.
• 18.2.2 Füh­rungs­kräfte stehen für Fragen oder Erläu­te­rungen zu Details jeder­zeit zur Ver­fü­gung.

19. Schluss­be­stim­mungen

Dieser Ver­hal­tens­kodex ver­pflichtet alle Mit­ar­bei­tenden und Füh­rungs­kräfte, die darin ent­hal­tenen Prin­zi­pien aktiv umzu­setzen.

Mit der Unter­zeich­nung dieses Code of Con­duct bestä­tigen alle Mit­ar­bei­tenden und die Geschäfts­füh­rung der Imma­gine GmbH, dass sie den Inhalt gelesen und ver­standen haben und sich ver­pflichten, die genannten Werte und Hand­lungs­grund­sätze ein­zu­halten.

Stand: Januar 2025